Politique de gouvernance des renseignements personnels

1. Ce que ce document est

La Loi 25 demande à toute entreprise d’établir des politiques encadrant sa gouvernance à l’égard des renseignements personnels, et d’en publier l’information en termes simples et clairs. C’est ce document. Il est distinct de notre politique de confidentialité : celle-là dit ce que nous recueillons et pourquoi, celui-ci dit comment nous nous organisons pour le protéger. Les deux se lisent ensemble.

2. Qui répond de quoi

La responsabilité n’est pas répartie entre tout le monde : elle est nommée.

• Le responsable désigné : Samuel Leclerc approuve la présente politique, tranche les questions relatives à la protection des renseignements personnels, répond aux demandes d’accès, de rectification et de retrait de consentement, et tient le registre des incidents de confidentialité.
• Le personnel : Chaque personne qui entre dans le panneau d’administration n’y voit et n’y fait que ce que son rôle permet. Cet accès est accordé parce que le travail l’exige, et il est retiré dès qu’il ne l’exige plus.
• Nos prestataires : Ils n’agissent que sur nos instructions et pour le mandat que nous leur confions. Ils sont nommés dans la politique de confidentialité, avec ce que chacun fait et le pays où il le fait.

3. Le cycle de vie d’un renseignement

Un renseignement personnel a une naissance, un usage borné et une fin. Les cinq mêmes étapes valent pour tous.

• Collecte : nous ne demandons que ce qui sert à une fin précise, annoncée au moment où nous le demandons. Aucun champ n’est là « au cas où ».
• Utilisation : un renseignement ne sert qu’à la fin pour laquelle il a été recueilli. Nous ne le vendons pas, ne le louons pas, et ne faisons ni profilage ni publicité ciblée.
• Communication : nous ne le communiquons qu’à un prestataire qui en a besoin pour son mandat, ou lorsque la loi l’exige. Jamais à des fins commerciales.
• Conservation : chaque catégorie a une durée, écrite plus bas. Elle court à partir du moment où la finalité est atteinte, pas à partir du moment où quelqu’un y pense.
• Destruction : passé la durée, le renseignement est supprimé. Là où la durée est fixe, la suppression est automatique.

4. Combien de temps nous conservons

Voici les durées que nous appliquons. Celles qui portent la mention « automatique » sont exécutées par une tâche planifiée dans notre base de données : elles ne dépendent de la vigilance de personne.

Compte client et preuve de consentement

Tant que le compte existe. Supprimés à votre demande, sauf ce que la loi nous oblige à conserver.

Demandes de commande et pièces qui les accompagnent

Six ans après la fin de l’exercice financier concerné, en raison de nos obligations fiscales et comptables.

Messages envoyés par le formulaire de contact

Vingt-quatre mois. Automatique.

Avis publiés sur un produit

Tant que le compte existe. Retirés à votre demande.

Abonnement aux notifications

Tant que l’appareil reste abonné. Supprimé dès qu’il se désabonne ou que le service le déclare expiré.

Registre des courriels que le Site envoie

Douze mois. Automatique.

Journal des gestes posés dans le panneau d’administration

Vingt-quatre mois. Automatique.

Compteurs anti-abus

Trois heures au plus. Ils ne contiennent pas votre adresse IP, mais une empreinte non réversible de celle-ci. Automatique.

5. Comment nous détruisons

Détruire, pour nous, c’est supprimer définitivement les enregistrements de notre base de données, sans en garder de copie ailleurs. Là où la durée est fixe, la suppression est confiée à une tâche planifiée qui s’exécute d’elle-même et qui ne juge rien : elle retire ce qui a dépassé la durée, et rien d’autre.

Nos prestataires d’hébergement conservent des copies de sauvegarde pendant une période limitée, pour pouvoir rétablir le service après une panne. Ces copies se remplacent d’elles-mêmes, elles ne sont pas consultées, et un renseignement supprimé en disparaît à mesure qu’elles se renouvellent.

6. Qui peut voir quoi, à l’interne

Entrer dans le panneau d’administration demande DEUX choses : un compte dont le rôle l’autorise, et un mot de passe propre au panneau. L’un sans l’autre ne suffit pas.

• Client : voit son compte, ses commandes et ses adresses. Rien d’autre, et rien de personne d’autre.
• Personnel : traite les commandes et répond aux messages. Ne touche ni aux prix, ni aux promotions, ni aux rôles, ni aux rabais, et ne lit pas le journal.
• Administrateur : gère le catalogue, les prix, les promotions, les comptes, les rôles et les rabais.
• Propriétaire : les mêmes pouvoirs, et la responsabilité finale de l’entreprise à l’égard des renseignements personnels.

Chaque geste posé dans le panneau est inscrit au journal, avec son auteur, sa date et la valeur avant et après. Ce journal existe pour rendre des comptes, y compris sur nous.

7. Nos prestataires, et les traitements hors du Québec

Une partie du traitement se fait à l’extérieur du Québec : les pages du Site s’exécutent aux États-Unis. Chaque prestataire est nommé dans la politique de confidentialité, avec son rôle et le pays où il traite les renseignements.

Avant de confier des renseignements personnels à un prestataire établi hors du Québec, la loi nous impose d’évaluer les facteurs relatifs à la vie privée et de conclure une entente écrite. Cette évaluation est en cours de réalisation. Elle sera consignée par écrit, et vous pourrez en obtenir le résumé en écrivant au responsable.

8. Si un incident survient

Un incident de confidentialité, c’est l’accès, l’utilisation ou la communication d’un renseignement personnel sans autorisation, ou sa perte. Dès que nous en avons connaissance, nous prenons les mesures raisonnables pour en réduire les effets et éviter qu’il se reproduise, puis nous évaluons s’il présente un risque de préjudice sérieux.

S’il en présente un, nous en avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Tous les incidents, sérieux ou non, sont inscrits à un registre que nous transmettons à la Commission sur demande.

9. Vos demandes et vos plaintes

Vous pouvez demander à consulter les renseignements que nous détenons sur vous, à les faire corriger, à retirer votre consentement ou à faire supprimer votre compte. Vous pouvez aussi porter plainte sur la façon dont nous traitons vos renseignements.

Écrivez au responsable par la page Nous joindre : votre demande lui parvient directement. Nous y répondons dans les trente jours, comme la loi le prévoit. Une plainte est examinée par le responsable, qui vous dit ce qu’il en retient et ce qu’il fait.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

10. Révision de cette politique

Elle est revue au moins une fois par année, et chaque fois qu’un changement de nos pratiques, de nos outils ou de nos prestataires l’exige. Elle est approuvée par la personne ayant la plus haute autorité dans l’entreprise, et la version publiée ici est celle qui s’applique.